El cliente no paga: ¿por dónde empezar?
El impago no siempre es deliberado; la factura puede haberse quedado en contabilidad. Aun así, no conviene esperar indefinidamente. Protege pruebas y escala por escrito.
Antes de requerir, comprueba vencimiento, ejecución, aceptación, entrega de la factura y objeciones.
Primero comprueba que la deuda sea exigible
Guarda contrato, oferta, brief, mensajes, entregas, factura, prueba de envío y datos del cliente.
- se completó el alcance acordado
- el cliente aceptó el resultado
- se emitió un documento correcto
- el documento fue entregado
- venció el plazo
- el cliente formuló objeciones
Protege todas las pruebas
Exporta las pruebas y no dependas solo de plataformas controladas por terceros.
- contrato, pedido u oferta aceptada
- brief y alcance
- pruebas de etapas
- mensajes de aceptación
- factura
- prueba de entrega
- historial de cambios
- datos del cliente
Un retraso es distinto de una disputa sobre alcance, calidad, plazo o precio.
Distingue entre retraso y disputa
En una disputa, responde a las objeciones y organiza las pruebas de ejecución.
Envía un recordatorio neutral con número, importe, vencimiento y cuenta.
Paso 1: envía un recordatorio breve
Un mensaje concreto facilita la gestión interna y reduce aplazamientos.
Pide una fecha exacta en lugar de aceptar promesas vagas.
Paso 2: pide una fecha concreta
Documenta cuotas, importes, plazos, intereses y efectos del incumplimiento.
No aumentes el riesgo realizando nuevas etapas sin cobrar.
Paso 3: pausa el trabajo
Pausa conforme al contrato, pero no borres webs, datos o código sin base legal.
El requerimiento formal debe identificar claramente deuda, fundamento y plazo final.
Paso 4: envía un requerimiento formal
Incluye partes, factura, principal, vencimiento, intereses, cuenta y siguiente paso.
- datos de acreedor y deudor
- número y fecha de factura
- principal
- fundamento
- vencimiento original
- intereses
- plazo final
- cuenta bancaria
- siguiente paso
Envíalo por correo y por un medio que permita acreditar la entrega.
¿Qué plazo debe incluir el requerimiento?
Siete o catorce días es habitual, pero no existe un plazo universal.
Indica una fecha concreta o días desde la recepción.
¿Se pueden reclamar intereses?
Tras el retraso pueden reclamarse intereses.
Las operaciones B2B y otras relaciones pueden usar regímenes distintos; comprueba el tipo vigente.
Compensación por costes de cobro
En determinadas operaciones comerciales se puede reclamar una compensación de 40, 70 o 100 euros.
- 40 euros — hasta 5.000 PLN
- 70 euros — más de 5.000 y menos de 50.000 PLN
- 100 euros — al menos 50.000 PLN
Los umbrales corresponden a hasta 5.000 PLN, más de 5.000 y menos de 50.000 PLN, y al menos 50.000 PLN.
Cliente empresa frente a consumidor
Este mecanismo se aplica a operaciones comerciales y no automáticamente a consumidores.
Las reglas B2B son distintas de las de consumo.
¿Qué hacer si cuestiona la calidad?
Comprueba la condición del cliente antes de aplicar intereses comerciales o compensaciones.
Pide defectos concretos y su fundamento contractual.
¿Qué hacer si amplió el alcance?
Compáralos con el brief, las aceptaciones y el límite de revisiones.
Para trabajos extra, conserva prueba del encargo y del precio.
¿Basta una factura como prueba?
Aprueba cada cambio de alcance antes de ejecutarlo.
La factura es importante, pero no siempre demuestra por sí sola la prestación y aceptación.
Último requerimiento extrajudicial
La mejor prueba conecta pedido, precio, entrega, aceptación y vencimiento.
El último requerimiento extrajudicial debe ser objetivo y anunciar una posible demanda.
Mediación y acuerdo
No anuncies medidas que no vayas a tomar.
Un acuerdo puede ser más rápido ante una disputa real o problemas temporales.
Empresa de cobro o abogado
Define deuda reconocida, cuotas, intereses y efectos del incumplimiento.
El cobro externo puede ayudar cuando se ignoran escritos formales.
Inscripción en un registro de morosos
Revisa comisión, costes, poder y terminación; busca asesoría en asuntos grandes o internacionales.
La comunicación a registros requiere condiciones legales y aviso previo.
Demanda de pago
Comprueba los requisitos concretos en lugar de usarlo como amenaza.
La demanda debe indicar partes, principal, intereses, vencimiento, fundamento y pruebas.
Procedimiento monitorio electrónico polaco
El procedimiento depende de los documentos y de si la deuda se discute.
El EPU polaco permite demandas electrónicas para deudas monetarias sencillas.
Las pruebas se identifican; una oposición puede impedir una resolución rápida.
Cliente de otro país de la UE
El EPU no es cobro automático: los datos, importes y fechas deben ser correctos.
Para deudas transfronterizas no discutidas puede considerarse el proceso monitorio europeo.
Una sentencia no siempre implica cobro inmediato
Jurisdicción, ley, notificación y ejecución requieren análisis individual.
Incluso con sentencia puede ser necesaria ejecución judicial.
No dejes prescribir la deuda
Antes de demandar, comprueba si el deudor sigue activo y tiene bienes.
La prescripción depende del fundamento jurídico.
Las reclamaciones de obra pueden prescribir a los dos años desde la entrega o fecha acordada.
Impuestos sobre una factura impagada
Un simple recordatorio no siempre interrumpe la prescripción; actúa rápido si el plazo se acerca.
El impago no elimina automáticamente las obligaciones fiscales.
Qué no hacer
- no exponer públicamente al cliente
- no amenazar penalmente sin fundamento
- no borrar sistemas o datos sin base
- no seguir trabajando gratis
- no depender solo del teléfono
- no inventar cargos
- no esperar a la prescripción
- no firmar acuerdos sin revisar
Cómo reducir el riesgo de impago
- verificar al cliente
- cobrar anticipo
- usar hitos pagados
- definir alcance y exclusiones
- limitar revisiones
- definir aceptación
- permitir suspensión
- definir cesión de derechos
- archivar acuerdos
- no iniciar otra etapa sin cobrar
Anticipo, señal o pagos por etapas
Ingresos, IVA y mecanismos de deuda incobrable dependen del caso y requisitos vigentes.
No publiques acusaciones, amenaces sin fundamento ni desconectes sistemas por tu cuenta.
Derechos de autor como garantía
No sigas trabajando indefinidamente, inventes cargos, dependas solo del teléfono ni esperes a la prescripción.
Verifica clientes, cobra anticipos, usa hitos pagados y define alcance y revisiones.
Proceso de cobro recomendado
- día 0 — enviar factura
- día posterior al vencimiento — recordatorio
- 3–5 días — pedir fecha exacta
- 7–14 días — requerimiento formal
- después — acuerdo, cobro o demanda
- siempre — conservar pruebas y controlar prescripción
Define aceptación, suspensión, derechos de autor y archiva aprobaciones.
Conclusión principal
Un anticipo y una señal con efectos legales no son equivalentes.
En proyectos grandes, pago inicial e hitos reducen el riesgo.
El contrato puede vincular la cesión de derechos o licencia completa al pago total.
