Der Kunde zahlt nicht – wo anfangen?
Nichtzahlung bedeutet nicht immer absichtliche Vermeidung. Die Rechnung kann in der Buchhaltung liegen, dennoch sollte man nicht unbegrenzt warten. Beweise sichern und früh dokumentiert eskalieren.
Vor einer Aufforderung Fälligkeit, Leistung, Abnahme, Rechnungszugang und Einwände prüfen.
Zuerst Fälligkeit prüfen
Vertrag, Angebot, Briefing, Nachrichten, Etappennachweise, Rechnung, Zustellnachweis und Kundendaten sichern.
- vereinbarter Umfang wurde erledigt
- Ergebnis wurde abgenommen
- korrekte Rechnung wurde erstellt
- Dokument wurde zugestellt
- Zahlungsfrist ist abgelaufen
- formelle Einwände wurden erhoben
Alle Beweise sichern
Beweise lokal exportieren und nicht nur auf fremde Plattformen vertrauen.
- Vertrag, Auftrag oder Angebot
- Briefing und Umfang
- Etappennachweise
- Abnahmenachrichten
- Rechnung
- Zustellnachweis
- Korrekturhistorie
- Kundendaten
Zahlungsverzug unterscheidet sich von einem Streit über Umfang, Qualität, Termin oder Preis.
Verzug oder Streit unterscheiden
Bei Streit Vorwürfe beantworten, Vertrag heranziehen und Leistungsnachweise ordnen.
Sachlich an Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und Bankverbindung erinnern.
Schritt 1: kurze Erinnerung senden
Eine konkrete Nachricht lässt sich intern leichter bearbeiten und schwerer aufschieben.
Ein genaues Zahlungsdatum verlangen statt vager Zusagen.
Schritt 2: konkretes Zahlungsdatum verlangen
Raten schriftlich mit Beträgen, Terminen, Zinsen und Ausfallfolgen regeln.
Das Risiko nicht durch weitere unbezahlte Arbeit erhöhen.
Schritt 3: weitere Arbeit pausieren
Vertragsgemäß pausieren, aber Websites, Daten oder Code nicht ohne Rechtsgrundlage löschen.
Die formelle Aufforderung muss Forderung, Grundlage und letzte Frist eindeutig benennen.
Schritt 4: formelle Zahlungsaufforderung senden
Parteien, Rechnung, Hauptforderung, Fälligkeit, Zinsen, Konto und nächsten Schritt angeben.
- Daten von Gläubiger und Schuldner
- Rechnungsnummer und Datum
- Hauptforderung
- Rechtsgrundlage
- ursprüngliche Fälligkeit
- Zinsen
- letzte Frist
- Bankkonto
- nächster Schritt
Per E-Mail und nachweisbar zustellen.
Welche Frist sollte gesetzt werden?
Sieben oder vierzehn Tage sind üblich, aber nicht universell vorgeschrieben.
Ein konkretes Datum oder Tage ab Zustellung nennen.
Dürfen Verzugszinsen verlangt werden?
Nach Verzug können grundsätzlich Zinsen verlangt werden.
Für B2B-Handelsgeschäfte und andere Beziehungen gelten unterschiedliche Regelungen; aktuellen Satz prüfen.
Pauschale für Beitreibungskosten
Bei qualifizierten Handelsgeschäften kann eine Pauschale von 40, 70 oder 100 Euro verlangt werden.
- 40 Euro — bis 5.000 PLN
- 70 Euro — über 5.000 und unter 50.000 PLN
- 100 Euro — ab 50.000 PLN
Die Schwellen liegen bei bis zu 5.000 PLN, über 5.000 bis unter 50.000 PLN und ab 50.000 PLN.
Geschäftskunde oder Verbraucher
Die Pauschale gilt für Handelsgeschäfte und nicht automatisch gegenüber Verbrauchern.
B2B-Regeln unterscheiden sich vom Verbrauchergeschäft.
Was tun bei Qualitätsbeanstandungen?
Den Status des Kunden prüfen, bevor Handelszinsen oder Pauschalen verlangt werden.
Konkrete Mängel und ihre Vertragsgrundlage verlangen.
Was tun bei erweitertem Projektumfang?
Einwände mit Briefing, Abnahmen und Korrekturlimit vergleichen.
Bei Zusatzarbeiten Auftrag und Preisnachweis sichern.
Reicht eine Rechnung als Beweis?
Jede Umfangsänderung vor Beginn bestätigen lassen.
Eine Rechnung ist wichtig, beweist Leistung und Abnahme aber nicht immer allein.
Letzte außergerichtliche Zahlungsaufforderung
Die stärkste Beweiskette verbindet Auftrag, Preis, Lieferung, Abnahme und Fälligkeit.
Die letzte außergerichtliche Aufforderung sollte sachlich bleiben und mögliche Klage ankündigen.
Mediation und Vergleich
Keine Maßnahmen ankündigen, die nicht umgesetzt werden.
Ein Vergleich kann bei echtem Streit oder vorübergehenden Problemen schneller sein.
Inkassounternehmen oder Anwalt
Anerkannte Summe, Raten, Zinsen und Ausfallfolgen klar regeln.
Externes Inkasso kann helfen, wenn formelle Schreiben ignoriert werden.
Meldung an eine Wirtschaftsauskunftei
Provision, Fixkosten, Vollmacht und Kündigung prüfen; bei großen oder internationalen Fällen Rechtsrat einholen.
Eine Meldung an Auskunfteien setzt gesetzliche Bedingungen und Vorwarnung voraus.
Zahlungsklage
Konkrete Anforderungen prüfen statt mit einem Eintrag zu drohen.
Die Klage muss Parteien, Hauptforderung, Zinsen, Fälligkeit, Grundlage und Beweise benennen.
Elektronisches Mahnverfahren in Polen
Das Verfahren hängt von Dokumenten und Bestreiten der Forderung ab.
Das polnische EPU erlaubt elektronische Klagen bei einfachen Geldforderungen.
Beweise werden bezeichnet; ein Widerspruch kann die schnelle Beendigung verhindern.
Kunde in einem anderen EU-Land
EPU ist keine automatische Vollstreckung; Daten, Beträge und Termine müssen stimmen.
Bei unbestrittenen EU-Forderungen kann der Europäische Zahlungsbefehl geeignet sein.
Ein Urteil bedeutet nicht immer sofortige Zahlung
Zuständigkeit, Recht, Zustellung und Vollstreckung sind individuell zu prüfen.
Auch nach einem Urteil kann Gerichtsvollzieher-Vollstreckung nötig sein.
Verjährung nicht verpassen
Vor einer Klage Aktivität und Vermögen des Schuldners prüfen.
Die Verjährung hängt von der Rechtsgrundlage ab.
Werkvertragsansprüche können etwa zwei Jahre ab Ablieferung oder vereinbartem Liefertermin verjähren.
Steuern bei unbezahlten Rechnungen
Eine einfache Mahnung unterbricht die Verjährung nicht immer; bei naher Frist schnell handeln.
Nichtzahlung beseitigt Steuerpflichten nicht automatisch.
Was man nicht tun sollte
- Kunden nicht öffentlich bloßstellen
- keine unbegründeten Strafdrohungen
- Systeme oder Daten nicht ohne Grundlage löschen
- nicht unbegrenzt kostenlos weiterarbeiten
- nicht nur telefonieren
- keine Gebühren erfinden
- Verjährung nicht abwarten
- Vergleich nicht ungeprüft unterschreiben
Wie man Zahlungsausfälle reduziert
- Kunden prüfen
- Vorauszahlung verlangen
- bezahlte Meilensteine nutzen
- Umfang und Ausschlüsse definieren
- Korrekturen begrenzen
- Abnahmefristen setzen
- Pausenrecht vereinbaren
- Urheberrechtsübergang definieren
- Absprachen archivieren
- nächste Etappe erst nach Zahlung starten
Vorauszahlung, Angeld oder Meilensteine?
Regeln zu Einkommen, Umsatzsteuer und Forderungsausfällen hängen von Fall und aktuellen Bedingungen ab.
Keine öffentliche Bloßstellung, unbegründeten Strafdrohungen oder eigenmächtige Systemabschaltung.
Urheberrechte als Zahlungssicherung
Nicht endlos weiterarbeiten, keine Gebühren erfinden, nicht nur telefonieren und Verjährung nicht abwarten.
Kunden prüfen, Vorauszahlungen und bezahlte Meilensteine nutzen, Umfang und Korrekturen definieren.
Sinnvoller Zahlungsprozess
- Tag 0 — Rechnung senden
- Tag nach Fälligkeit — Erinnerung
- 3–5 Tage später — genaues Datum verlangen
- 7–14 Tage später — formelle Aufforderung
- danach — Vergleich, Inkasso oder Klage
- laufend — Beweise und Verjährung kontrollieren
Abnahmefristen, Pausenrechte, Urheberrechtsübergang und Freigaben dokumentieren.
Wichtigste Schlussfolgerung
Vorauszahlung und rechtliches Angeld sind nicht austauschbar.
Bei großen Projekten reduzieren Startzahlung und Etappenabrechnung das Risiko.
Der Übergang wirtschaftlicher Urheberrechte oder einer Lizenz kann an vollständige Zahlung geknüpft werden.
